יצירת עסק שיטתי שמוכן לצמיחה

עסקים גדלים, מתפתחים מהר ונמכרים, כאשר יש בהם תהליכי עבודה סדורים ושיטתיים.

העסק שלך יצליח, ליצור מכירות ותזרים מזומנים קבועים וצפויים, במידה שבה יהיו בו תהליכים שיטתיים ומערכות שמעבירות כמה שיותר מהתפעול של העסק לפעול באופן אוטומטי.

מערכת שיטתית היא אוסף של תהליכים, בהם שלב אחר שלב, מתחילת המגע עם הלקוח או המוצר ועד סופו, יש פעילויות קבועות שיכולות להבטיח עקביות בתפוקה וביצועים אמינים בכל תחום של הפעילות העסקית.

הפעילויות המרכיבות תהליכים שיטתיים אלה מתועדות בנהלים, תרשימים, הוראות, טפסים, כלים דיגיטאליים והדרכות, וזמינים לכל המעורבים בביצוע ובפיקוח על העבודה.

נתאר את התהליכים שכל עסק צריך להפוך לשיטתיים.

תהליך ההתחלה

כשמקימים עסק, או מתחילים פעילות עסקית חדשה נדרש זמן, מאמץ, השקעת הון ואפילו מידה של גאונות, כדי ללמוד ולפתח את כל המערכות והתהליכים הנדרשים בפעם הראשונה.

אך לאחר שהמערכת והתהליכים פותחו לראשונה, באמצעות ניסוי וטעייה, ניתן לתעד, לסדר וליצור כלים תומכים, עד שמגיעים לנקודה בה הפעילות העסקית יכולה להתבצע על ידי אנשים מהשורה, לאחר הכשרה.

עד השלב בו הפעילות עסקית מבוצעת בשיטתיות, היא מתקיימת כתהליך סדור רק במוחו של מי שיצר את התהליך ויודע לבצע אותו. כתוצאה מכך, לא ניתן לשכפל אותו וקשה לגדול. נוצר מצב בו אם מי שיודע לעשות את העבודה לא נמצא, העסק עלול לסבול מבעיות ואף להיעצר.

המצב הזה חייב להשתנות כדי שהעסק יתפתח ויהפוך לנכס לבעליו.

תהליך יצירת לידים, משפך השיווק

עסק צריך מערכת שיטתית ומוכחת של יחצנות, שיווק ופרסום. תהליכים לקידום מכירות שמייצרים זרם קבוע של לידים איכותיים. 

זה יכול להתחיל בפירסום, או בתוכן או באירועים ממותגים, שמובילים לכך שאנשים מתקשרים לעסק, מגיבים ברשתות החברתיות או נכנסים לחנות שלך כדי לרכוש את המוצר או השירות שלך. ליצור מערכת של משפך שיווקי.

ללא זרם לידים מתמשך וצפוי, המכירות וההכנסות לא יהיו ברמה קבועה, ותתקיים סכנה שיתייבשו ושתזרים המזומנים שלך יאט לטפטוף, ואפילו יאיים על הישרדות העסק.

תהליך המרת לידים, מכירות

עסק יציב ומשגשג צריך מערכת של תהליכי מכירות שפועלת להמיר לקוחות פוטנציאליים שמעוניינים ללקוחות פעילים ורוכשים. מערכת המרת לידים יכולה לכלול תסריט מכירה, מצגות, כלים אנליטיים ואדמיניסטרטיביים שכל נציג שירות לקוחות ואיש מכירות משתמש בהם מרגע הקשר הראשון עם הלקוח הפוטנציאלי ועד לסיום המכירה.

לדוגמא, השימוש בתסריט מכירה מתוכנן מראש יכול לשלש את המכירות לעומת מענה שאינו מובנה וכל פעם שונה. כאשר קיים תסריט מכירה, כל מי שעונה לטלפון, מתקשר ללקוח או מברך לקוח שנכנס בדלת יודע בדיוק מה לומר מהברכה הראשונה ועד לרכישה הסופית.

למעשה מדובר ביצירת תהליך, בו השלבים והכלים ידועים מראש, ונבחנים כל הזמן לשיפור.

כאשר אתם בוחנים ומעריכים  את תהליך המכירה שלכם, אתם תגלו שיש דברים שאתם עושים ואומרים שהם יעילים ואחרים שלא. 

תהליך ייצור המוצר או השירות, תפעול

מהרגע שנכנסת הזמנת לקוח, עסק צריך תהליכים סדורים לאספקת המוצרים והשירותים.

מערכת המורכבת מתהליכים שיטתיים, המתועדים היטב, נתמכים בכלים הנכונים, ושכל העובדים מוכשרים ומודרכים בביצוע הסדור,  תבטיח עקביות ברמת האיכות, תאפשר קלות ובהירות תפעול, תשפר יעילות ומשך עבודה, ותוביל להורדת עלויות ייצור ואספקה ​​על פני זמן.

צריך לקחת בחשבון תהליכים שמאפשרים תהליכים אחרים, כמו רכש, או ניהול קבלני משנה, הובלות, ונהלי תקשורת וניהול פרוייקטים.

תהליך אספקת המוצר ללקוח, לוגיסטיקה

בשביל חוויית לקוח טובה, זה קריטי לבצע מימוש הזמנות ולספק את המוצר או השירות ללקוח בזמן.

מערכת תהליכים שמאפשרת להביא את המוצר או השירות ללקוח במהירות וביעילות במינימום עיכובים וברמת איכות גבוהה, מאפשרת ללקוחות להסתמך על העסק שלך ולבטוח בו, ומשאירה רושם חיובי שמוביל להזמנות נוספות.

חשוב להבין בפרטים איך האספקה מתרחשת ובמיוחד, מנקודת המבט של הלקוח.

תהליך שירות לקוחות

כל עסק צריך מדיניות ונהלים כתובים וברורים למעקב אחר השירות שניתן לכל אחד מהלקוחות, לרבות דרכים מבוססות לטפל בצרכי לקוחות לא סטנדרטיים וטיפול בתלונות.

תהליכים שיטתיים ונכונים יגדילו את כמות הלקחות המרוצים, ויסייעו ליצור מכירות נוספות, לשמור על קשר שוטף עם לקוחות, לעורר לקוחות לעשות הפניות והמלצות ללקוחות חדשים.

עם תהליכים שיטתיים יהיה קל יותרליידע את הלקוחות על מוצרים ושירותים חדשים או נוספים, שהם עשויים להיות מעוניינים לרכוש.

תהליך הנהלת חשבונות

עסק בריא צריך מערכות חשבונאיות שיטתיות, שמתפקדות בצורה חלקה ושעוקבות אחר כל שקל של הכנסה והוצאה שנכנס או יוצא מהעסק.

למרבה המזל, הרבה מהצורך הזה נתמך במערכות מחשוב ותוכנות הנהלת חשבונות שזמינות לנמצאות בכמעט כל עסק.

מעבר לכלי התוכנה, נדרשים נהלים סדורים ושיטתיים שיבטיחו לבעלי העסק והמנהלים תמונת מצב עדכנית של רמת הפעילות העסקית, מחזור, רווחיות, מלאי, ומדדים כמותים נוספים.

התהליכים השיטתיים צריכים לכלול לא רק את עדכון המערכות, אלא את האופן בו המידע נסקר ותומך בקבלת החלטות.

תהליך גיוס עובדים והדרכה

עסק צומח צריך מערכות סדורות, המבוססות תהליכים שיטתיים, שמתארות בבירור כל תפקיד בארגון וכיצד הוא אמורה להתבצע. 

המצב הטוב ביותר הוא כאשר יוצרים “ספר תפקיד” אשר בו כל התהליכים, הכלים, מקורות המידע וההנחיות שמאפשרות את ביצוע התפקיד באופן מוצלח, ומתעד את הידע הארגוני התפעולי העדכני ביותר.

כל עובד בעסק חייב לדעת בדיוק מה מצופה ממנו לעשות ובאיזו סטנדרט של איכות נדרש לבצע את העבודה. העובדים שלך חייבים להבין את התנאים וההגבלות עליהם, מה נחשב ביצועים לא מספקים ומה עלול להפוך לעילה לסיום העסקה. עובדים צריכים לדעת בדיוק למה הם זכאים מבחינת ביטוחים, דמי מחלה, ימי חופשה ושאר מרכיבים מרכזיים בהכנסה ובחווית העבודה.

בנוסף יש צורך במערכות ותהליכים סדורים להדרכה, פיתוח עובדים ומנהלים, וטיפוח רווחת העובדים.